Здрастуйте! у цій статті ми розповімо про ділові листи.
сьогодні ви дізнаєтеся:
- чому ділове листування не втратило своєї актуальності;
- які бувають ділові листи і як вони оформляються;
- як правильно написати діловий лист.
Зараз за нашими вікнами – час високих технологій та інтернету. Але ділове листування не втратила своєї важливості і актуальності, просто перейшла на інші носії. Чому ділові листи важливо вміти складати і оформляти, поговоримо сьогодні.
Навіщо потрібна ділова переписка
Перш за все, це можливість обмінюватися думками, пропозиціями і думками зі співробітниками або партнерами по бізнесу. За допомогою листування викладають претензії, прохання, з’ясовують непорозуміння між компаніями.
Ділове листування є однією з різновидів офіційної.
Відмінності ділових листів від інших
основні відмінності полягають в наступному:
- стилістика викладу;
- лексика, що не допускає яскравого вираження емоцій;
- оформляється на офіційному бланку компанії;
- шрифт не дуже дрібний, але і не великий, при цьому однаковий по всьому тексту;
- рідко займають обсяг більше 1 сторінки;
- наявність суворої службової субординації.
Види ділових листів
Всі ділові листи можна умовно розділити на кілька груп. Ми зупинимося докладніше на кожній і дамо коротку характеристику.
листи, відповідати на які не потрібно.
- гарантійний лист;
- супровідне;
- інформаційне;
- лист-повідомлення;
- лист-попередження;
- лист-нагадування.
листи, на які потрібна відповідь.
- звернення;
- пропозиція;
- запит;
- вимога;
- прохання.
некомерційні листи.
- лист-запрошення;
- листи з виразом співчуття;
- листи з виразом подяки;
- листи з інформуванням про що-небудь;
- листи, в яких містяться рекомендації;
- гарантійні листи;
- листи, що підтверджують, що товар отриманий, послуга надана і так далі;
- листи з привітаннями з різних приводів;
- лист-прохання;
- листи з інструкціями;
- супровідні листи.
листи комерційної спрямованості.
Зазвичай їх використовують перед тим, як укласти угоду, а також під час дії договору.
до них відносяться:
- листи з відповідями на запити;
- безпосередньо запит;
- оферта – лист, в якому пропонується здійснити угоду або укласти договір;
- претензія;
- нагадування;
- лист, в якому міститься попередження про припинення домовленостей або про необхідність виконання зобов’язань і т. Д.
якщо говорити про класифікацію за структурою, то буває 2 види ділових листів:
- містять текст автора і написані у вільній формі;
- складені за суворим зразком.
по адресатам.
- циркуляр – лист, який надсилається кільком адресатам;
- звичайне-відправляється одному адресату від імені однієї людини;
- колективне-відправляється одному адресату, але від декількох осіб.
також листи поділяють за формою, в якій вони були відправлені:
- надіслані у вигляді факсового повідомлення;
- відіслані по електронній пошті;
- ті, що відправлені в звичайних конвертах.
Є види листів, які з етичних міркувань повинні бути написані від руки, а не надруковані. Це стосується співчуттів і поздоровлень.
Секрети правильного оформлення
Текст листа ділиться на вступну, основну частину і заключну. Вони один з одним пов’язані логічно. До складу вступної частини включають ті обставини, які спричинили за собою створення листа, а основна частина являє собою сам зміст. У заключній частині підводяться підсумки, які висловлюють прохання, відмову та інше.
Взагалі, ділове листування з усією відповідальністю можна назвати мистецтвом, тому що вести її правильно, з дотриманням всіх вимог, потрібно вчитися. Адже найчастіше ми думаємо тільки про те, щоб інформація була викладена чітко, а про те, що лист можна вважати обличчям компанії, забуваємо.
стилістика.
Кожен лист витримується в строгому діловому стилі, використовуються засоби мови, характерні для офіційних документів.
вимоги до викладу інформації.
вся інформація, яка міститься в листі, викладається наступним чином:
- адресно, призначається конкретній особі;
- на дату написання вся інформація повинна бути актуальна;
- достовірно;
- неупереджено;
- аргументовано;
- максимально повно, для того щоб грунтуючись на ній можна було прийняти рішення.
бланк.
Перш за все лист оформляють на бланку, який є для компанії фірмовим.
далі, розглянемо основні вимоги:
- для написання ділового листа використовуються аркуші формату а4;
- ліве поле бланка має бути не менше, ніж 3 см, так як через якийсь час вони будуть відправлені в підшивку;
- вказується назва компанії, юридична та фактична її адреса, адреса електронної пошти;
- краще використовувати стандартний шрифт times new roman, розміру 12. Він є найоптимальнішим і добре сприймається при читанні;
- дозволяється оформлення ділових листів без використання фірмового бланка, тоді потрібно інформацію з бланка все-таки привести.
Якщо в листі йдеться про великі угоди, пов’язані з фінансами або конфіденційна інформація іншого характеру, відправляти такі листи факсом або в електронному вигляді не рекомендується. Краще по-старому, в звичайному паперовому конверті.
нумерація.
Якщо лист складається з декількох сторінок, то нумерують їх, починаючи з другої. Номери проставляються вгорі посередині арабськими цифрами. Ніяких точок поруч з номером не ставлять.
поділ на частини.
Під цим мається на увазі поділ листа на абзаци. Текст не повинен йти суцільним потоком, так він просто не буде сприйматися. Завдяки поділу на абзаци видно, де закінчується одна думка і починається інша.
наявність виправлень.
Виправлень і друкарських помилок, а також підчисток допускати небажано. Лист має бути складено грамотно, а текст надрукований через інтервал 1,5 — 2.
використовувані реквізити.
ми вкажемо тільки основні, так як вже коротко говорили про них трохи раніше:
- якщо підприємство державне-використовується герб рф. Розташовується він посередині офіційного бланка;
- назва компанії повністю;
- номери факсу та телефону;
- номер банківського рахунку;
- адресат-причому назву компанії-адресата вживають в називному відмінку, для вказівки посади і прізвища одержувача використовуйте давальний відмінок;
- якщо у адресата є вчений ступінь або звання, вкажіть його перед прізвищем людини;
- будь-який реквізит пишуть з нового рядка і з великої літери.
Діловий лист після проведеної зустрічі
Ви провели ділову зустріч, намітилася якась перспектива для вашого бізнесу. Як відобразити це в листі, обговоримо далі.
- перш за все, на початку листа пошліться на число і час вашого спілкування з потенційним партнером, навіть якщо з моменту зустрічі пройшла пара днів.
- уникайте помилок або занадто складних фраз: складіть лист коротко і чітко, але так, щоб у одержувача було бажання його прочитати.
- згадайте, про що велася розмова. Наприклад:»ми обговорювали, скільки буде коштувати ваза у венеціанському стилі”.
- зробіть так, щоб одержувач листа висловив своє ставлення до теми зустрічі.
- вкажіть час, коли можете спілкуватися по телефону або зустрітися особисто.
- донесіть до одержувача, що чекаєте співпраці з ним: «сподіваюся на подальші ділові відносини з вами “.
- завершіть лист наступною або подібною фразою: “з найкращими побажаннями до вас.. .».
Електронні ділові листи
Не можнаЗалишити без уваги вимоги до їх оформлення, так як зараз все більше оформляються листи в електронному вигляді, ніж в паперовому. Все-таки 21 століття на дворі.
Підготувати електронний діловий лист великих труднощів не складає, вимоги з оформлення ідентичні традиційним листам. Єдине, у такого листа завжди повинен бути заголовок (або тема листа), щоб воно просто не загубилося в потоці документації.
Крім того, коли на такий лист відповідають, тематику листа краще не міняти, так ви швидше зрозумієте, про що йде мова, якщо електронних листів отримуєте багато.
Також не варто використовувати при оформленні додатків до таких листів суперсучасне по, далеко не факт, що таке ж є у вашого адресата. Якщо його немає, лист просто не відкриється.
Не використовуйте смайлики, коли пишете діловий лист в електронному вигляді. Технології-це відмінно, але при написанні дотримуйтесь ділову мову.
В які терміни потрібно відповісти на лист
якщо лист відноситься до категорії тих, що потребують відповіді, то коли відповідати залежить від тієї інформації, яка міститься в листі:
- якщо ви отримали запит, в найближчі три дні з моменту отримання підтвердіть, що він отриманий. А остаточну відповідь можна дати протягом місяця;
- якщо мова про співчуття, його можна направити в десятиденний термін після того, як сумна подія сталася;
- надіслати привітання допустимо протягом 8 днів з того моменту, як ви дізналися про урочисту дату;
- якщо говорити про загальні правила хорошого тону, то відповідати на листи краще в семиденний термін.
Як написати діловий лист: простою мовою про складне
Відрізняйте діловий лист і особисте листування. Ми вже не раз сьогодні говорили про те, в чому полягають ці відмінності, не потрібно про них забувати. А зараз розглянемо складання листа поетапно.
1 етап. вказуємо адресата.
У правому верхньому куті бланка пишемо прізвище, ініціали та посаду того, кому адресуємо лист. Якщо адресатом є організація, вказуємо її юридичну адресу.
2 етап. звернення.
1 розміщуємо його посередині бланка. Воно здійснюється в поважній формі, без скорочень і помарок.
приклад : шановна (ім’я, по батькові)! також звернення до адресата може здійснювати із зазначенням його посади. Але коли ви звертаєтеся до людини по імені, це знижує психологічну напругу, вказує на те, що ділові відносини стабільні і усталені.
3 етап. виклад мети.
1 поясніть мету листа, його суть і головні думки. Ця частина є основною. Пишіть про те, що хочете сказати, яка причина звернення. Але не забувайте про офіційну і нейтральну стилістику.
4 етап. внесення пропозицій, рекомендацій.
Практично будь-який діловий лист має на увазі, що адресат на нього відреагує. Цього не вимагають в основному тільки листи інформаційного характеру. Тому не просто описуйте проблему, але і пропонуйте, як її можна вирішити.
Якщо ви звертаєтеся зі скаргою, просите вжиття певних заходів, якщо ж пропонуєте співпрацювати, розкажіть, які варіанти є.
Говорячи простіше, той, хто отримає лист, повинен бачити що від нього не просто чогось хочуть, а й зрозуміти, як це може бути здійснено.
Як закінчити діловий лист
Діловий лист повинен бути написаний ідеально. Якщо правила написання не будуть дотримуватися, це може негативно вплинути на репутацію компанії в цілому. Тому ми пропонуємо зараз докладніше зупинитися на оформленні заключної частини ділового листа.
В кінці листа підведіть підсумок всього того, про що говорили раніше. Але розтягувати висновки на 10 пропозицій не варто, все-таки в ділових листах цінується стислість і лаконічність. Краще обмежтеся простими фразами.
Далі, наведемо кілька конструкцій для побудови заключної частини листа.
В основу кінцівки поставимо 2 показника: вона повинна бути максимально ввічливою і коректною. Варіанти, як її побудувати, існують різні.
наведемо кілька прикладів:
- подякуйте за увагу або допомогу: дякуємо вам! (дозвольте вам подякувати…);
- висловіть надії на майбутнє: сподіваємося на взаємовигідне співробітництво (сподіваємося на отримання відповіді найближчим часом…);
- можна побудувати фразу з запевненням адресата в чому – небудь: були б раді співпраці з вами;
- висловіть прохання: просимо вас повідомити про результати;
- вибачтеся за заподіяні незручності: прошу вибачення за непередбачену затримку оплати матеріалу.
як попрощатися з адресатом.
Незважаючи на те що листування офіційна, попрощатися можна по-різному.
наведемо кілька варіантів:
- з повагою до вас…;
- з побажанням успіхів…;
- з найкращими побажаннями…
ставимо підпис правильно.
Коли підписуєте лист, вказуйте свою посаду, ім’я та прізвище. Якщо сумніваєтеся в доречності фрази типу:» щиро ваш ” – просто не використовуйте її.
Можете в підписі вказати ваші контакти, додатковий телефон або електронну адресу, таким чином ви демонструєте одержувачу, що готові з ним спілкуватися і співпрацювати.
У наступній частині нашої статті хотілося б поговорити про ділові листи англійською мовою.
Ділові листи англійською мовою
Регламентованої форми складання таких листів немає. Все буде залежати від того, яка мета листа і хто його адресат. Наведемо тут короткі рекомендації для складання.
дата написання.
Якщо пишемо в сша, то в вказівці дати на перше місце ставимо місяць, потім число і тільки потім рік. Якщо до великобританії-дата проставляється як в рф. При цьому місяць пишіть буквами, уникнете плутанини.
реквізити одержувача.
- якщо пишіть чоловікові, звертайтеся так: mr (вкажіть прізвище);
- якщо жінці, яка заміжня: mrs (вкажіть прізвище);
- незаміжній дамі: miss (вкажіть прізвище);
- якщо не знаєте статус дами: ms (вкажіть прізвище).
вказівка адреси.
Порядок протилежний прийнятому в рф: офіс, номер будинку, назва вулиці, індекс, назва штату (якщо пишемо в сша), назва графства і назва країни (якщо пишемо до великобританії).
як звернутися до одержувача.
стандартні звернення:
- dear madam;
- dear sir;
- dear sir or madam;
- dear mrs;
- dear.
Після звернення ставимо кому (якщо пишемо до великобританії) або двокрапка (якщо в сша). Знак оклику ставити не прийнято.
тематика.
Обов’язково вказуйте тематику листа, також як і в рф.
основний текст.
Розділяйте його на абзаци. Або кожне речення пишіть з нового рядка.
як попрощатися.
Наприклад, ось так: “thanking you for assistance, we remain yours truly» – дякую вам, відданий вам…, хоча можна і менш офіційно.
оформлення підпису.
Підпис ставимо під абзацом з прощанням, вказуємо своє прізвище та ім’я, назву компанії і посаду.
оформлення додатків.
Якщо додаєте якісь документи, вказуйте це в кінці листа: “enc.”і перелічіть програми.
що писати з великої літери.
- прізвища та ініціали;
- найменування компаній;
- найменування міст, штатів і так далі;
- будь-які слова, які позначають займану посаду;
- перші слова в прощанні;
6 вступні звернення.
Перед тим як закінчити розмову, наведемо зразки ділових листів російською та англійською мовами.
Зразки ділових листів російською та англійською мовами
Висновок
Підводячи підсумки, хочеться сказати, що діловий лист – це інструмент для спілкування в будь-якій сфері діяльності. Якщо воно складено правильно, це, безумовно, представить вашу компанію з позитивного боку.
З іншого боку, написане неохайно, з помилками лист здатний на корені знищити найперспективніший бізнес. Пишіть листи правильно, а ми постаралися розповісти, як це зробити.
